Cómo crear y programar reuniones en Teams

Cómo crear y programar reuniones en Teams. Este es el servicio de videollamadas de Microsoft orientado principalmente al mundo empresarial, pero qu es también muy útil para compartir archivos en grupos de trabajo para comunicarte con compañeros y superiores. Cómo crear reuniones en Teams Antes de empezar a empezar a ver cómo crear reuniones en […]
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Cómo crear y programar reuniones en Teams. Este es el servicio de videollamadas de Microsoft orientado principalmente al mundo empresarial, pero qu es también muy útil para compartir archivos en grupos de trabajo para comunicarte con compañeros y superiores.

Cómo crear reuniones en Teams

Como crear programar reuniones en teams

Antes de empezar a empezar a ver cómo crear reuniones en Teams o en Microsoft Teams , vale la pena revisar qué es exactamente. Es posible considerar a Microsoft Teams como la plataforma de trabajo compartido creada por Microsoft y similar en muchos aspectos a la de Google, denominada G Suite . Más precisamente, es una plataforma diseñada para la comunicación y la colaboración, incluso a distancia, con herramientas integradas como chat, teleconferencias y espacios virtuales para compartir contenidos.

Como crear teams

Con Microsoft Teams es posible interactuar en varias personas en los mismos archivos de trabajo, gracias a la integración con las herramientas de trabajo de Office, incluido Microsoft 365 .

Al mismo tiempo, Microsoft Teams puede conectar a dos personas o grupos exactamente de la misma manera que lo hacen servicios como Zoom o Google Meet.

Como crear y programar reuniones en teams chat

Para poder crear reuniones en Teams tienes entonces que seguir estos pasos primero para el registro y primeras configuraciones con Teams

Primeros pasos en Teams

Como crear reuniones teams

  • Para comenzar, debes entrar en la web de Microsoft Teams y haga clic en los botones Descargar para escritorio y Descargar Teams . Pasados ​​unos segundos, se iniciará la descarga del archivo ejecutable para instalar Teams ( Teams_windows_x64.exe ): al final puedes iniciar la instalación de Teams haciendo doble clic en el archivo en cuestión.
  • El proceso de instalación de Teams comienza después de hacer clic en el botón Ejecutar y es la misma pantalla de instalación de software la que verás que te ofrece iniciar sesión en tu cuenta de Microsoft (la que debe usar en Microsoft Teams).
  • Tras ingresar la dirección de acceso en el campo correspondiente, tienes que hacer clic en en el botón Iniciar sesión , también ingresa la Contraseña en el cuadro correspondiente y finalmente haz clic en el botón Iniciar sesión.

Como crear o programar reuniones en teams

  • Verás que te aparece la pregunta ¿Cómo quiero usar Teams? . Para crear una reunión será bueno elegir la opción «Trabajo», (aunque puedes también seleccionar el servicio para usarlo para la escuela o para la familia),  entonces ingresas tu información personal, como administrador, luego el nombre , el apellido , el nombre de la empresa y el país o región.
  • Ahora abres Teams y verás como la primera ventana que se abre te advierte de la creación de un enlace para conectarte con tu equipo, que puedes compartir con las personas con las que quieres colaborar. Pulsa, por tanto, en el elemento Copiar enlace , para poder pegar el enlace en cuestión y compartirlo con quien quieras; luego haz clic en el botón Aceptar .
  • En el lado izquierdo de la pantalla muestra el menú Equipo , que muestra el equipo o equipos a los que perteneces. En esta pantalla, inmediatamente debajo del encabezado General , hay un submenú de equipo, o un canal: este último puede ser temático, dedicado a un grupo de colaboradores más específico.

Como crear programar reuniones en teams chat

  • Para iniciar una conversación con el equipo, simplemente escribe algo en la barra blanca de abajo con las palabras Iniciar una nueva conversación , mientras que si desea enviar un mensaje a una persona específica, puede usar la fórmula @nombredeusuario .
  • Sin embargo, antes de hacer esto, es posible que debas agregar personas a tu equipo: esto se hace haciendo clic en el botón Agregar otras personas en la parte central de la pantalla. El botón junto a él, Crear otros canales , se usa para agregar canales de conversación al General existente.
  • Desde el menú de pestañas en la parte superior, puede cambiar de la pestaña Publicar a la pestaña Archivo , útil para ver la lista de archivos del equipo, o a la pestaña Wiki, donde puede compartir guías y nociones importantes para el grupo.
  • En el extremo opuesto de las pestañas se encuentra el menú Personas , al que se puede acceder haciendo clic en el icono con dos siluetas humanas estilizadas. Desde aquí puedes ver qué miembros del grupo ya se han agregado.

Organizar la reunión

Como crear reuniones en teams

Ahora, una vez estás en Teams y ya has organizado un grupo para crear una reunión, debes hacer posible esta misma. Para ello debes seguir estos pasos:

  • Dentro de Teams buscas el menú Chat y verás que entre las distintas opciones disponibles, tienes también la invitar personas (ubicada en la parte inferior), útil para crear nuevas conversaciones.
  • El siguiente menú se llama Reuniones y es este el que nos va a permitir crear una reunión instantánea.
  • Hacemos «clic» en Nueva Reunión, ponemos el nombre a la reunión y también ingresamos los nombres de los participantes.
  • Una vez comiencen a agregarse podremos comenzar a hablar con ellos ya sea vía chat o también, podemos seleccionar la opción de videollamada en el caso de que queramos que nuestra reunión sea en este formato.
  • Por otro lado, se genera además un enlace que podemos copiar y pegar para compartirlo por ejemplo por WhatsApp de modo que todos los invitados puedan entrar en Teams para estar en la reunión.

Cómo programar reuniones en Teams

Como programar reuniones en teams

En el caso de lo que desees hacer sea programar una reunión en Teams es muy sencillo ya que solo debes seguir los mismos pasos aunque una vez llegues al apartado de Reuniones, en lugar de elegir la opción de Nueva Reunión, tienes que elegir la de Programar Reunión. 

Como crear programar reuniones en teams chat videollamada

Verás entonces cómo te aparece un calendario para que puedas elegir el día y la hora para que se celebre la reunión. Puedes agregar también a las personas como ya hiciste y verás además como se genera de nuevo un enlace para que puedas enviarlo a todos esos contactos, o a quién desees que se sume a la reunión, a través de por ejemplo WhatsApp.

Como usar teams

Si ya estás dentro de otra reunión, puedes hacer otra cosa para programar la reunión, debes darle a la pestaña de Calendario y desde ahí mismo verás como aparecen distintas opciones para que puedas poner nombre a la nueva reunión, y elegir fecha y hora para la programación.

Cuando hayas acabado, ya puedes cerrar Teams y abrirlo cuando llegue la fecha elegida para la reunión.

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