Si cuentas con una organización o empresa y tienes interés en plasmar de manera formal las posiciones de la compañía así como establecer claramente el orden jerárquico de las mismas, te será útil hacerlo dividiéndolas de acuerdo a sus funciones, áreas o departamentos. De esta manera serán entendibles con facilidad para tus colaboradores y clientes los niveles de responsabilidad y liderazgo existentes, así como la cadena de mando. Estás en camino de realizar un organigrama para tu empresa.
Hacer un organigrama para tu empresa es una sabia decisión ya que con esta herramienta darás certeza y transparencia a muchos procesos de la organización y te ayudará a fomentar el trabajo en equipo así como el delegar las tareas al área correspondiente evitando duplicar esfuerzos.
Un organigrama puede realizarse de muchas maneras dependiendo del tamaño de la empresa, pero en esta era tecnológica lo más común es aprovechar las herramientas que la informática tiene para la administración de las empresas.
De acuerdo a lo que te interese proyectar y a los aspectos del organigrama que pretendas priorizar, es posible hacer un organigrama con enfoque al texto, a las imágenes o fotografías de quienes ostentan ciertos cargos, o en ocasiones buscamos simplemente llevar una estructura que se asemeja más a una hoja de cálculo.
A continuación te mostraremos cómo hacer un organigrama utilizando las herramientas de Word, Excel y PowerPoint, para que elijas la que se apegue más a tus necesidades.
Cómo hacer un organigrama en Word
La herramienta de Microsoft Word está pensada como una herramienta de procesamiento de textos, por lo que generalmente la utilizamos para redactar documentos, cartas, entradas de blog o cualquier archivo de texto exclusivamente. Sin embargo, es posible utilizarla para otros fines como el hacer un organigrama ya que desde hace ya varias versiones de la herramienta, se han incluido funciones y utilidades dentro de la misma que la hacen mucho más que un simple procesador de textos.
Específicamente, hacer un organigrama en Word es una de las funciones más sencillas y prácticas que podemos utilizar. Para empezar, abre la herramienta de Microsoft Word y selecciona crear una página de blanco. Una vez funcionando la herramienta, enfócate a la parte superior donde encontrarás diversas opciones, tu pantalla de inicio estará abierta: selecciona la siguiente opción denominada INSERTAR.
Una vez en la pantalla de INSERTAR, podrás observar que la cintilla de opciones debajo de estas se modifica y te aparecerán diversas funcionalidades. Selecciona la opción SmartArt, que suele verse como una pestaña verde con un recuadro blanco y la leyenda SmartArt. Esta funcionalidad te permite agregar a tu documento de Word un gráfico prediseñado y precargado en la herramienta, de acuerdo a tus necesidades específicas y viene categorizado por ámbito de aplicación.
Una vez seleccionado SmartArt, te aparecerá una ventana emergente en la cual podrás seleccionar el tipo de grafico prediseñado a elegir. En este caso para hacer un organigrama en Word, deberás dirigirte a las opciones que aparecen en el lateral izquierdo de la ventana y seleccionar la que se denomina Jerarquía. Te aparecerán en la ventana trece opciones de organigrama a elegir de acuerdo a tus necesidades.
Para orientarte de una mejor manera acerca de cuál de los gráficos para hacer un organigrama en Word te conviene más, puedes dar un solo clic sobre cada uno de los diseños sugeridos y en el lateral derecho de la ventana emergente te aparecerá que tipo de organigrama resuelve el diseño y una breve reseña de para qué casos es recomendable su utilización. Entre las opciones existen diseños básicos con líneas de conexión, de jerarquía laterales e incluso circulares.
Una vez seleccionado el SmartArt a utilizar, te aparecerá en hoja de trabajo el grafico básico, selecciónalo dando un clic sobre él y te aparecerá una ventana emergente pequeña al lado del organigrama en Word. En esta ventana pequeña podrás ir escribiendo las posiciones y nombres de cada nivel de la empresa sobre la que estas creando tu organigrama en Word. Para visualizar los niveles jerárquicos, en esta ventana pequeña los representa como puntos con sangría pronunciada.
Una vez cargada la información que rellena el gráfico de SmartArt para hacer un organigrama en Word, puedes modificar ciertos aspectos del diseño como el color. Para esto, da un clic sobre el organigrama y observaras que en la parte superior de tu hoja de trabajo aparecen dos opciones nuevas ensombrecidas a color con un subtitula que dirá Herramientas de SmartArt siendo dos opciones más: Diseño y Formato.
En la herramienta de Diseño de SmartArt puedes agregar los módulos extras que consideres necesarios, así como ir modificando el organigrama promoviendo posiciones, agregando dependientes, escalando recuadros o rebajándolos, e incluso virando la orientación del gráfico. Todas estas funcionalidades sirven como su denominación lo indica, para personalizar el diseño del gráfico.
La herramienta de Formato de SmartArt se enfoca en hacer modificaciones específicas a los módulos del organigrama, puedes resaltar una figura modificando la forma o el color o el contorno específico de esa posición o bien modificando el texto y su tamaño de cada módulo. En resumen, esta herramienta permite personalizar aún más a profundidad tu organigrama en Word.
Cómo hacer un organigrama en PowerPoint
PowerPoint es una eficaz herramienta para realizar presentaciones muy visuales, si quieres plasmar la organización jerárquica y departamento de tu empresa en un gráfico que posteriormente presentes a tu equipo, inversionistas o clientes, hacer un organigrama en PowerPoint es tu mejor opción.
PowerPoint cuenta con la misma opción de SmartArt que analizamos en el apartado anterior de Word. En este caso, considera que PowerPoint trabaja con bloques de información, por lo que es importante asegurarte de eliminar recuadros de base preexistentes en tu hoja de presentación antes de insertar el SmartArt. A continuación, sigue los mismos pasos para utilizar SmartArt al hacer tu organigrama en PowerPoint.
Cómo hacer un organigrama en Excel
Microsoft Excel es una herramienta de procesamiento de datos que también cuenta con la funcionalidad de SmartArt. Es posible hacer nuestro organigrama en Excel siguiendo los pasos en el apartado de SmartArt de Word. Sin embargo, si deseas algo más sencillo puedes aprovechar la estructura de casillas de Excel para utilizarlas como módulos de posiciones e ir simplemente anotando en ellos el puesto, uniéndolos posteriormente con un conector de dibujo.
Cómo hacer un organigrama con otros programas
Hacer organigramas es una necesidad básica de las empresas, por lo que adicional a las herramientas clásicas que nos proporciona la paquetería de Microsoft, podemos encontrar otras herramientas que nos proporcionan esta opciones tales como SmartDraw, Lucidchart y Gliffy, que manejan plantilla precargadas con diseños de organigramas e incluso se pueden utilizar en línea sin necesidad de descargar los programas.
