Te has estrenado como autónomo, tienes que mandar tu primera factura al cliente y no sabes por dónde empezar. Tranquilo, le ha pasado a todo autónomo con su primera factura. Y, de hecho, con las siguientes también. Por suerte, en la actualidad, hay aplicaciones, programas y páginas web que te dan todo hecho y sólo tienes que meter los datos pertinentes. Ahora, si quieres hacerlo con una Plantilla de facturas para autónomos, te contamos cómo debes hacerlo para que quede perfecto y profesional.
Plantilla de facturas para autónomos
La Plantilla de facturas para autónomos que presentas a un cliente, no es sólo un documento de pago, también es una carta de presentación y uno de los documentos que se van a asociar a tu trabajo. Si la factura es cutre, antigua o está hecha de cualquier manera, el cliente lo valora y aunque mucha gente no lo piense, estos detalles influyen a la hora de contratar.
Si por el contrario, presentas una factura cuidada, profesional, sencilla y eficaz, el cliente sabrá que estás en los detalles y que cuidas tu trabajo hasta el extremo. Al final, todo suma y todo lo que demos al cliente, desde nuestro trabajo, a nuestra imagen, debe ser perfecto. Para conseguirlo, debes contar con una Plantilla de facturas para autónomos.
Elementos que debe incluir una factura para autónomos
Si quieres buscar una Plantilla de facturas para autónomos en la red, puedes encontrar muchas y de distintas calidades. La proporción de plantillas válidas, en comparación con las que no lo son, es de 20/80. Una cosa de locos. La solución que te proponemos es crear tu propia Plantilla de facturas para autónomos con Excel. Sí, Excel es un programa sencillo hasta que te pones a usarlo y te das cuenta que no tienes idea de cómo usarlo. Ahora, te vamos a contar cómo hacerlo y cómo elaborar tu Plantilla de facturas para autónomos paso a paso.
Lo primero que debes saber son los datos y elementos que debes incluir en la facturas para autónomos. Para que no se te olvide ninguno, son todos estos:
- Datos del emisor – Tratándose de ti mismo como autónomo, en el primer recuadro de la plantilla debes aportar tus datos como tal: nombre completo, dirección y DNI, para que el receptor de la factura sepa quién se la manda. Si eres autónomo pero la factura va a nombre de la empresa, en este caso debes aportar nombre de la empresa, logo de la misma, domicilio social y CIF.
- Datos del receptor – El receptor es, básicamente, quien te va a pagar la factura. Obviamente, puede ser un particular, una empresa u otro autónomo. Aquí debes acudir al receptor para que te facilite los datos que, posteriormente, incluirlos en la factura. Para no complicarnos, debes saber que son los mismos que en el caso del emisor, en función de si es una persona física o jurídica.
- Número de la factura – El número de la factura es importante porque sirve para que la Administración lleve un control del trabajo de cada autónomo. Así, empezando con el 001, cada factura debe llevar un número consecutivo al anterior.
- Fecha – La fecha de la factura es muy importante y es importante que se corresponda con la fecha en que se prestaron los servicios. Si pones una fecha que no corresponde, puedes estar incurriendo en fraude.
- Concepto – Has vendido un producto o has prestado un servicio y, como tal, señalas en el concepto en qué ha consistido. Si es un televisor Sony de 55 pulgadas o has arreglado una tubería que goteaba. Obviamente, puedes poner varios conceptos. Por ejemplo, el precio de la tubería, la mano de obra, el traslado…
- Precio – Junto a cada concepto, puedes poner el precio que ha conllevado cada uno para, más adelante, hacer la suma de todos. No es obligatorio pero siempre ayuda ser transparente con los clientes.
- Subtotal – Si has especificado todos los precios de cada concepto, al sumarlos te dará una cifra que es el Subtotal. A esta cantidad falta añadirle los impuestos, que llegarían en el siguiente paso.
- IVA – A día de hoy, en España, el Impuesto sobre el Valor Añadido está al 21% y es la cantidad que tienes que agregar al Subtotal, que es lo que se lleva el Estado. Esta cantidad se repercute en el precio total final del producto o servicio al cliente.
- IRPF – El IRPF es un impuesto que paga el autónomo y que implica restar un 15% del Subtotal de retención. Esta cantidad nunca se repercute al cliente, al menos de forma específica en la factura.
- Total – El Total es la cantidad final que el receptor debe abonar al emisor. Aunque los cálculos hayan sido algo liosos, el Total debe aparecer claro al final de la factura. Para obtenerlo, debes sumar el Subtotal y el IVA y restar el IRPF.
Para que te sea más sencillo realizar cada factura que tengas que presentar, la recomendación pasa por tener los datos y elementos que son siempre iguales, guardados en la plantilla de forma permanente. Por ejemplo, los datos del emisor, salvo que te cambies de dirección, correo o teléfono, serán siempre los mismos, así que puedes mantenerlos guardados y permanentes en la Plantilla de facturas para autónomos
El número de la factura siempre cambia pero conviene que dejes, o bien apuntado el número de la última factura, o bien apuntado el de la siguiente, para directamente comenzar a rellenarlo. Eso sí, es importante que lleves el control de todas las facturas, no sólo para no olvidar cobrar ninguna, sino para que no repitas la numeración de alguna de ellas o te saltes alguna. Esto te puede generar una inspección o una llamada de la Agencia Tributaria que este tipo de cosas las controla bastante. Más que nada, para prevenir el fraude en este tipo de operaciones.
Por último, el IVA y el IRPF siempre van a ser los mismos, es decir, sumar un 21% al Subtotal y restar un 15% al Subtotal. Para ir más rápido, haz que la casilla de cada uno de estos conceptos ejecute el comando pertinente para incrementar el IVA y restar el IRPF al Subtotal. Así, será más fácil obtener el precio Total o que éste aparezca al final de la factura.
