Mucha gente se ha olvidado pero la normativa laboral exige que todas las empresas tengan un control de las horas trabajadas de todos los empleados. El motivo no es otro que facilitar a la Administración la labor de control de horas extras, cumplimiento de horarios y normativa vigente. A pesar de ser una medida de obligado cumplimiento, conforme a ley, muchas empresas aún ni tienen las plantillas para mantener este control. Si es tu caso, te echamos una mano y te contamos cómo hacer una Plantilla de control horario paso a paso.
Plantilla de control horario paso a paso
El 12 de marzo de 2019 se publicaba en el Boletín Oficial del Estado (BOE) el Real Decreto Ley de Medidas Urgentes de Protección Social y de Lucha contra la Precariedad Laboral en la Jornada de Trabajo. Entre las medidas aprobadas, una de las que más debate suscitó fue la del control de las horas trabajadas por parte de los empleados. Básicamente, los trabajadores debían firmar al entrar y al salir de su puesto de trabajo, poniendo la hora de entrada, de salida y las horas trabajadas. Obviamente, las empresas requerían de una plantilla de control horario.
La medida buscaba controlar, de forma más o menos efectiva, las horas realizadas por los trabajadores en cada empresa. Básicamente, que quien tuviera un contrato de 40 horas semanales, cumpliera sus 8 horas diarias y no hiciera más de lo que tenía firmado por contrato. Así, estas plantillas de control horario servirían para que Inspección de Trabajo tuviera acceso rápido a esta información que debían gestionar los responsables de Recursos Humanos de cada empresa.
Pero justo un año después, llegó la pandemia y las plantillas de control horario parecen haber quedado en el olvido. Curiosamente, estas plantillas, más allá de la implicación legal que tengan, pueden ser de gran utilidad para la empresa. Para empezar, para controlar quién está presente en cada turno, para proponer grupos de trabajo más eficientes o incluso para implementar unos horarios con mayor productividad. Es más, a día de hoy, hay aplicaciones que se encargan de llevar este control horario y ayudar a las empresas en este labor. Si no es tu caso y necesitas ayuda, te contamos cómo hacer una plantilla de control horario paso a paso. Como no, con Excel.
Cómo elaborar una plantilla de control horario paso a paso
Excel es ese programa que todo el mundo asegura controlar en su CV, incluido en el Paquete Office que el 99% de trabajadores domina a nivel intermedio, hasta que toca usarlo y te das cuenta que no tienes idea de por dónde empezar. Tranquilo, todos hemos estado en ese punto alguna vez en la vida. La realidad es que Excel es un programa útil como pocos y una herramienta elemental para la organización del día a día de una empresa. En este caso, vamos a usarlo para mostrarte Cómo elaborar una plantilla de control horario paso a paso y lo vamos a hacer de forma rápida y muy sencilla.
No obstante, si incluso esto te parece demasiado, tienes cantidad de plantillas prediseñadas en Internet que, sencillamente, puedes descargar, imprimir y que cada trabajador que vaya al trabajo, rellene y firme a diario. Tan fácil como eso.
Si quieres algo más siglo XXI, te contamos Cómo elaborar una plantilla de control horario paso a paso, una plantilla que podrás compartir con tus empleados y que podrán rellenar y firmar digitalmente. Así, no sólo podrás tener todo archivado en formato digital, sino que podrás enviarlo a Inspección de Trabajo fácilmente (en caso de que sea requerido), tus empleados podrán firmar, incluso si están teletrabajando y todos tendrás acceso directo a la plantilla, independientemente de donde se encuentren. Además, evitarás que cunda el pánico como pasa cuando se pierde la plantilla de control horario de algún día concreto. Dicho lo cual, así se elabora una plantilla de control horario paso a paso.
Paso 1 – Determinar los registros
Antes de empezar a elaborar una plantilla de control horario, debes tener claros los parámetros que vas a incluir y los campos que quieres que los empleados rellenen. Lo habitual es incluir estos elementos en tu plantilla de control horario:
- Nombre de los empleados
- Fecha
- Hora de Entrada
- Hora de Salida
- Horas Totales
- Horas Extras
- Semana del Año (pues el registro debe ser semanal)
Paso 2 – Colocar las categorías en cada campo
Comenzamos a elaborar una plantilla de control horario introduciendo los elementos antes mencionados en la plantilla. En una primera fila pondremos la fecha y en la siguiente, iremos poniendo todos los días de la semana y las horas de entrada y salida, siempre en horizontal y, al final de la semana, las horas trabajadas. (por contrato, extras y totales) Mientras, en la Columna A y en vertical, anotaremos los nombres de todos los empleados, para que estos sepan donde tienen que firmar. Aviso a empresarios y navegantes: cuenta con que algunos empleados firmarán donde no deben. No te enfades, esto va a pasar sí o sí.
Paso 3 – Colorea la tabla
Olvídate de concepciones extrañas, masculinidades tóxicas y tonterías. Tienes que diferenciar las secciones de tu plantilla de control horario con colores. Básicamente, para diferenciar unos campos de otros, para facilitar la labor a tus empleados lo máximo posible y, dicho sea de paso, para que la plantilla de control horario quede cuqui.
Paso 4 – Formatos
Lo que buscamos con esta plantilla de control horario es facilitar las cosas. Así, una de las medidas que vas a tomar es que cuando un empleado anote sus horas, éstas se vayan sumando solas al final de la tabla. En este caso, selecciona todas las celdas de horario de entrada y salida y cambia el formato de General a Hora, para decirle a Excel que esas celdas van a recoger horarios. Y para que salgan los resultados, en el global de horas trabajadas, selecciona las celdas y cambia de General a Más Formatos de Números – Personalizado – h:mm horas.
Paso 5 – Jornada completa
Por último, en horas por contrato debes introducir las horas que cada trabajador tenga firmadas por contrato. La jornada habitual es de 40 horas pero puede haber empleados con jornada reducida. Este dato ayuda a que la suma de las horas trabajadas, de forma automática, calcule las horas extra y las horas totales de cada trabajador, ahorrándote a ti el trámite cansino de hacerlo cada semana.
A partir de aquí, puedes compartir la plantilla de control horario con todos los empleados en la nube y que cada cual la vaya rellenando y actualizando a diario. Es un formato aceptado por la Administración y te ahorrará un tiempo muy valioso.
