Como redactar correctamente un Email
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Como redactar correctamente un Email

Leyendo hace un rato Wired, vi un HowTo de cómo redactar correctamente Emails, lo que sigue a continuación es mi opinión personal y tips que fui utilizando a lo largo de mi vida (con mejores resultados o no) sobre como redactarlos en el ambiente laboral, que se puede extender también porque no, al mundo personal.

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En este artículo os contamos cómo podéis redactar correctamente un email y además, os explicamos algo fundamental en este vídeo que hemos creado para vosotros donde os contamos cómo podéis crear copias ocultas:

Para poder ser mas grafico, lo voy a explicar en los que para mi entender son los 4 factores o pilares fundamentales para que un Email, sea claro, comprensible y de una imagen de responsabilidad y compromiso, premisas necesarias en el ambiente laboral.

Comenzando de arriba hacia abajo:

1.- Destinatario

Si bien puede parecer algo obvio (como será el total de este articulo) es necesario tener preparado y agendado el destinatario con nombre y apellido y su email, muchas veces me paso y a compañeros del rubro también, que tenían dos mails parecidos y no tenían el nombre de esta persona, y tenían que usar el azar para enviar el correo, a veces con suerte y otras no tanta, molestando a la persona equivocada y hasta generando confusión.

Otra de las cosas que hay que hacer, es que si son varios los destinatarios, usar el campo CCO (Con copia Oculta) esto es un muestra de respeto a las personas y su privacidad, si es con menos formalismo el tema, usar como mínimo el campo CC (Con copia) que para eso existe.

2.- Tema, Asunto o Subset

Como quieras llamarlo, es quizás la parte mas importante del mail, en el ámbito laborar una persona (y mas en el área informática) recibe muchos mails por día y este es el primer mayor filtro (después de del SPAM no? :D) que se utiliza, un Asunto que no comunica nada, no será tenido en cuenta.
Por ejemplo si es una referencia para alguna área en especial de una empresa poner
“REF 328. PROGRAMADOR JAVA SENIOR” y no simplemente “SOY PROGRAMADOR”

3.- Cuerpo del Mensaje – Claridad Ante todo
Como decíamos anteriormente, las personas que reciben nuestros mails no tienen mucho tiempo, por eso mismo no les interesa datos de mas, como el grupo sanguíneo, si le gusta mas la milanesa napolitana que las pastas, eso es irrelevante, para escribir un buen mail, hay que escribir lo justo y necesario, no pecar de avaro por no escribir unas líneas mas mientras este dentro de contexto, ni contarle su vida al destinatario, para eso estarán las reuniones posteriores.

Con párrafos cortos y expresando la misma idea, sin errores ortográficos ni gramaticales, siguiendo una línea de estructuración, facilitando las ideas principales mediante algún tipo de remarcación.

4.- Firma

Aunque parezca algo sin importancia, la firma es el moño en el email, es lo que cierra un correo bien redactado, y es por sobre todo, mostrar información de contacto, no estoy hablando de una firma de colores y letras bien grandes como en las cadenas de mail, estoy hablando de dar datos de contacto, como Nombre y Apellido, email, sitio web si se tiene y un teléfono en el cual encontrarlo.

Otro punto muy importante a tener en cuenta, es el uso de mayusculas y emoticones, como explicar Martin en el blog de psicologia. Un articulo muy interesante de como influyen estos puntos en la recepcion y comprencion de un eMail.

Posiblemente no te hallas sorprendido con la totalidad de este post ya que son cosas bastante obvias, pero con la trayectoria que tengo, puedo dar fe de que mucha gente no sabe estas cosas todavía, son pequeños detalles que aumentan de forma drástica la eficiencia del mensaje que se quiere comunicar.

No te olvides de aplicar estos tips en el Destinatario, Asunto, Mensaje y Firma.

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5 Comentarios

  1. Karlos dijo...

    Gracias por tomarse el tiempo en dar unos consejos para escribir bien un correo, una sugerencia. Para personas como yo seria estupendo que cada paso tubiera un ejemplo al lado.
    No se que tan complicado seria esto, pero le agradesco la informacion.
    Por ejemplo hace rato venia preguntando que era el CCO y el CC y nadie me daba una informacion exacta o para que se usa. Como puede ver soy nuevo en estos de las comunicaciones y cualquier tip adicional se le agradece.

    J. Carlos
    Delfin2930@gmail.com

  2. NOELIA dijo...

    MUCHISIMAS GRACIAS POR LA INFORMACION. MUY UTIL Y APROPIADA A EFECTOS DE NO ESCRIBIR DE MANERA INFORMAL O BRINDAR DATOS EN EXCESO O ESCASEZ!
    GRACIAS!!!
    SLDOS