-    Escrito por techlosofy

Como redactar correctamente un Email

Navegando por internet he visto un ‘HowTo’ de cómo redactar correctamente Emails, lo que sigue a continuación es mi opinión personal y tips que fui utilizando a lo largo de mi vida (con mejores resultados o no) sobre como redactarlos en el ambiente laboral, que se puede extender también porque no, al mundo personal.

Como-redactar-correctamente-Email

En este artículo os contamos cómo podéis redactar correctamente un email y además, os explicamos algo fundamental en este vídeo que hemos creado para vosotros donde os contamos cómo podéis crear copias ocultas:

Para poder ser mas grafico, lo voy a explicar en los que para mi entender son los 4 factores o pilares fundamentales para que un Email, sea claro, comprensible y de una imagen de responsabilidad y compromiso, premisas necesarias en el ambiente laboral.

Comenzando de arriba hacia abajo:

1.- Destinatario

Si bien puede parecer algo obvio (como será el total de este articulo) es necesario tener preparado y agendado el destinatario con nombre y apellido y su email, muchas veces me paso y a compañeros del rubro también, que tenían dos mails parecidos y no tenían el nombre de esta persona, y tenían que usar el azar para enviar el correo, a veces con suerte y otras no tanta, molestando a la persona equivocada y hasta generando confusión.

Otra de las cosas que hay que hacer, es que si son varios los destinatarios, usar el campo CCO (Con copia Oculta) esto es un muestra de respeto a las personas y su privacidad, si es con menos formalismo el tema, usar como mínimo el campo CC (Con copia) que para eso existe.

2.- Tema, Asunto o Subset

Como quieras llamarlo, es quizás la parte mas importante del mail, en el ámbito laborar una persona (y mas en el área informática) recibe muchos mails por día y este es el primer mayor filtro (después de del SPAM no? :D) que se utiliza, un Asunto que no comunica nada, no será tenido en cuenta.
Por ejemplo si es una referencia para alguna área en especial de una empresa poner
“REF 328. PROGRAMADOR JAVA SENIOR” y no simplemente “SOY PROGRAMADOR”

3.- Cuerpo del Mensaje – Claridad Ante todo
Como decíamos anteriormente, las personas que reciben nuestros mails no tienen mucho tiempo, por eso mismo no les interesa datos de mas, como el grupo sanguíneo, si le gusta mas la milanesa napolitana que las pastas, eso es irrelevante, para escribir un buen mail, hay que escribir lo justo y necesario, no pecar de avaro por no escribir unas líneas mas mientras este dentro de contexto, ni contarle su vida al destinatario, para eso estarán las reuniones posteriores.

Con párrafos cortos y expresando la misma idea, sin errores ortográficos ni gramaticales, siguiendo una línea de estructuración, facilitando las ideas principales mediante algún tipo de remarcación.

4.- Firma

Aunque parezca algo sin importancia, la firma es el moño en el email, es lo que cierra un correo bien redactado, y es por sobre todo, mostrar información de contacto, no estoy hablando de una firma de colores y letras bien grandes como en las cadenas de mail, estoy hablando de dar datos de contacto, como Nombre y Apellido, email, sitio web si se tiene y un teléfono en el cual encontrarlo.

Otro punto muy importante a tener en cuenta, es el uso de mayusculas y emoticones, como explicar Martin en el blog de psicologia. Un articulo muy interesante de como influyen estos puntos en la recepcion y comprencion de un eMail.

Posiblemente no te hallas sorprendido con la totalidad de este post ya que son cosas bastante obvias, pero con la trayectoria que tengo, puedo dar fe de que mucha gente no sabe estas cosas todavía, son pequeños detalles que aumentan de forma drástica la eficiencia del mensaje que se quiere comunicar.

No te olvides de aplicar estos tips en el Destinatario, Asunto, Mensaje y Firma.

7 errores que no debes cometer al redactar un email

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Estamos hablando de supuesto en los que los correos electrónicos no van dirigidos a amigos o familiares, sino que van dirigidos a destinatarios que esperan que cumplas ciertas reglas, por ejemplo correos de trabajo o dirigidos a profesores de la universidad, por citar dos ejemplos. Estos son 7 errores al redactar un email importante que nunca deberías cometer.

Faltas de ortografía

Las faltas de ortografía dan muy mala imagen, tanto en un correo electrónico como en cualquier otro escrito. Escribir sin faltas de ortografía es una obligación y no afecta positivamente a nuestra reputación. En cambio, las faltas de ortografía sí afectan, y mucho, negativamente. Incluso se puede dar la posibilidad de que el receptor se niegue a leer nuestro mensaje. Puede suceder que alguna vez se cuele una pequeña falta de ortografía por despiste, nadie está libre de ello, otra cosa son faltas flagrantes y/o constantes.

Ausencia de estructura

Los correos deben tener una estructura en la que se distinga perfectamente, el saludo, el cuerpo de texto y la despedida. Asimismo, el grueso de texto debe estar dividido en párrafos para favorecer la lectura. Los correos que son un texto “pegote” sin párrafos, puntos y aparte y sin separar claramente los temas que se tratan, se hacen muy complicados y pesados de leer.

Correos demasiado informales

En este caso hablamos de personas con las que tenemos una relación “profesional”, es decir, puede que no tengamos la relación personal directa necesaria para comentar ciertos temas por correo electrónico. Lo mismo sucede con el tono, hay que encontrar el equilibrio, nunca hay que usar un tono demasiado informal, de excesiva confianza o cercanía, a no ser que la relación realmente sea estrecha.

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Ser demasiado “técnico” y rígido

En el otro lado están aquellos correos que son demasiado rígidos y técnicos, que se pierden en complicadas explicaciones y demostraciones de conocimientos sin ir realmente al grano. Aburren, cansan y parecen escritos por una persona pedante e insegura a partes iguales.

¿Cuál es el asunto?

Antes de ponerte a escribir el correo, recuerda mencionar de forma clara y concisa el tema del que vas a hablar en el “asunto” del email. Por ejemplo, para facilitar que la otra persona le otorgue a tu correo la prioridad que desee.

Saludo y despedida

Cuando hablas con alguien en la vida real te presentas o saludas y te despides, ¿no es verdad? Pues lo mismo sucede en un email formal.

Emoticonos y abreviaturas

Las abreviaturas y atajos del lenguaje o los emoticonos se usan cada vez más entre la juventud, sobre todo para escribir en los ordenadores y teléfonos móviles. Sin embargo, escribir emoticonos en un correo de trabajo, por ejemplo, ni es serio ni da buena imagen.